1. Zwei unterschiedliche Rollen
- Für Ihr Konto, Ihren Bereich und Ihr Abonnement ist der Herausgeber von Orkalo Verantwortlicher.
- Für die Daten, die Sie in Orkalo verwalten (Gäste, Dienstleister, Eigentümer), ist Ihr Unternehmen (die Concierge-Firma, der Verwalter oder der Gastgeber) Verantwortlicher; Orkalo ist Auftragsverarbeiter gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Sie sind Gast, Dienstleister oder Eigentümer? Um Ihre Rechte auszuüben, wenden Sie sich zuerst an die Person oder das Unternehmen, das die Unterkunft verwaltet; wir helfen ihr bei der Antwort.
2. Verarbeitete Daten
- Konten: Name, E-Mail, Telefon, Sprache, verschlüsseltes Passwort, Apple- oder Google-Kennung, falls genutzt, Anmeldedaten.
- Bereich und Abonnement: Firmenname, Tätigkeit, Anzahl der Unterkünfte, Tarif, Rechnungen (die Kartennummer bleibt beim Zahlungsdienstleister).
- Unterkünfte: Adresse, Position auf der Karte, Fotos, Beschreibungen, Ausstattung, Preise, Kalender, Zugangscodes.
- Buchungen und Gäste: Name, Kontaktdaten, Daten, Personenzahl, Beträge, Notizen, Austausch mit der Ursprungsplattform.
- Ausweisdokumente und Gästeformulare: nur wenn der Gastgeber sie auf der Gästeseite anfordert.
- Nachrichten: Unterhaltungen mit Gästen und Team, Anhänge.
- Einsätze: zugewiesene Personen, Zeiten, Fotos, Bemerkungen und Check-in (siehe unten).
- Dienstleister ohne Konto: Name, Kontaktdaten, persönlicher Zugangslink.
- Unterzeichnete Dokumente: online angenommene Verträge und Angebote mit eingegebenem Namen, Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und Fingerabdruck des Dokuments.
- Zahlungen für Buchungen: Beträge und Status vom Zahlungsdienstleister (nie eine Kartennummer).
- Technische Daten: IP-Adresse, Gerätetyp, Fehler- und Sicherheitsprotokolle; bei der Kontoerstellung das Land der Anmeldung (Ländercode, mit einer lokalen Datenbank aus der IP-Adresse abgeleitet, ohne die IP-Adresse dafür zu speichern).
- Demo-Anfragen (Formular der Website): Vorname, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Anzahl der Unterkünfte, Nachricht und Sprache.
3. Zweck und Rechtsgrundlage
- Bereitstellung des Dienstes, Verwaltung von Konto und Abonnement: Vertragserfüllung.
- Rechnungsstellung und Buchhaltung: rechtliche Verpflichtung.
- Absicherung des Dienstes (Begrenzung von Versuchen, Protokolle, Missbrauchserkennung): berechtigtes Interesse.
- Information über Neuerungen oder Änderungen des Dienstes: berechtigtes Interesse; Sie können jederzeit widersprechen.
- Verarbeitung der Daten von Gästen, Dienstleistern und Eigentümern: im Auftrag und nach Weisung Ihres Unternehmens, das seine eigene Rechtsgrundlage wählt (Mietvertrag, rechtliche Pflicht für Meldescheine, berechtigtes Interesse für den Check-in…).
4. Standortbasierter Check-in bei Einsätzen
Wenn ein Dienstleister auf „Ich fange an“ oder „Fertig“ tippt, wird seine Position einmal, genau in diesem Moment, erfasst, um seine Anwesenheit in der Unterkunft zu bestätigen. Es gibt keine fortlaufende Ortung und nichts im Hintergrund.
- Daten: Position, Genauigkeit, Entfernung zur Unterkunft, Uhrzeit, IP-Adresse.
- Zweck: Nachweis der Durchführung des Einsatzes für das beauftragende Unternehmen.
- Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse dieses Unternehmens; es muss seine Dienstleister, ob angestellt oder selbständig, informieren.
- Ablehnung: Der Dienstleister kann die Ortung auf seinem Telefon verweigern; die Aktion wird dann ohne Position gespeichert, es sei denn, das Unternehmen hat die Position verpflichtend gemacht.
- Aufbewahrung: 12 Monate, danach automatische Löschung.
Dienstleister ohne Konto sehen diese Information auf ihrem persönlichen Link neben den Check-in-Schaltflächen.
5. Wie lange
- Konto: solange es besteht. Bei Löschung wird es sofort anonymisiert und der Zugang geschlossen; Buchungen bleiben im Bereich des Unternehmens (Buchhaltungspflichten), ohne Bezug zu Ihnen.
- Daten eines Bereichs nach Ende des Abonnements: Export 30 Tage nach Ende des Abonnements möglich, danach Löschung innerhalb von 90 Tagen.
- Ausweisdokumente: gelöscht 7 Tage nach Abreise oder Stornierung.
- Gästeformulare (Meldungen): 6 Monate nach Abreise.
- Check-ins: 12 Monate.
- Rechnungen und unterzeichnete Dokumente: 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen und Buchungen.
- Technische Protokolle: 12 Monate.
- Sicherungen: 30 Tage, danach ersetzt.
- Demo-Anfragen: aufbewahrt, solange die Anfrage bearbeitet wird, höchstens 90 Tage, danach automatisch gelöscht.
6. Wer die Daten erhält
Nur die Personen Ihres Bereichs, gemäß den Rechten, die Sie ihnen geben, und unser Support (auf Anfrage oder bei einem Vorfall). Wir verkaufen keine Daten. Wir setzen folgende Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein:
- Hosting von Servern und Dateien: UpCloud Ltd (Finnland, Server in der Europäischen Union)
- E-Mail-Versand und Domainnamen: o2switch (Frankreich)
- Channex: technische Verbindung zu Airbnb, Booking.com und weiteren Plattformen
- Beds24: technische Ersatzverbindung zu den Plattformen, nur wenn für Ihren Bereich aktiviert
- Localoge und Stripe: Online-Zahlungen für Buchungen und Zahlung des Abonnements
- Base Adresse Nationale und IGN (Frankreich): Adresssuche und Position der Unterkünfte
- Google (Geocoding): Position von Unterkünften außerhalb Frankreichs oder anders nicht auffindbar
- Apple und Google: Anmeldung mit „Mit Apple / Google fortfahren“, wenn Sie das wählen
Die Plattformen, die Sie verbinden (Airbnb, Booking.com…), erhalten die für Ihre Inserate und Buchungen nötigen Daten nach ihren eigenen Regeln.
7. Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union
Einige Dienstleister können Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten (zum Beispiel im Vereinigten Königreich oder in den Vereinigten Staaten). Diese Übermittlungen stützen sich auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf Standardvertragsklauseln. Unsere Server stehen in der Europäischen Union. Die übrigen Dienstleister sind durch diese Garantien abgedeckt. Auf Anfrage nennen wir Ihnen die für jeden Dienstleister geltende Garantie und stellen Ihnen eine Kopie zur Verfügung.
8. Sicherheit
Verschlüsselte Verbindungen, verschlüsselte Passwörter, Sitzungstoken im Schlüsselbund des Telefons, App geschützt durch Face ID oder Fingerabdruck, Ausweisdokumente getrennt gespeichert mit eingeschränktem Zugriff, rollenbasierte Rechte in jedem Bereich, verschlüsselte Sicherungen. Bei einer Datenschutzverletzung informieren wir die betroffenen Unternehmen und, falls nötig, die Aufsichtsbehörde.
9. Ihre Rechte
Sie können Auskunft über Ihre Daten, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit und Einschränkung der Verarbeitung verlangen und einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen. Ein Teil davon geht direkt in der App (Mein Konto, Kontolöschung, Exporte). Für alles Weitere schreiben Sie an informations@orkalo.com; wir antworten innerhalb eines Monats.
Wenn Sie meinen, dass Ihre Rechte nicht gewahrt werden, können Sie sich an die CNIL (www.cnil.fr) oder Ihre Datenschutzbehörde wenden.
10. Cookies und Speicherung auf dem Gerät
Orkalo verwendet weder Werbe-Cookies noch Werkzeuge zur Reichweitenmessung. Die Website speichert in Ihrem Browser (lokaler Speicher) nur, was sie zum Funktionieren braucht: Ihre Sitzung, Ihre Sprache, den gewählten Bereich und einige Anzeigeeinstellungen. Die Apps bewahren Ihre Sitzung im sicheren Schlüsselbund des Telefons auf. Diese Elemente sind für den Dienst unerlässlich und erfordern keine Einwilligung; sie verschwinden, wenn Sie sich abmelden oder die Website-Daten löschen.
11. Kontakt und Änderungen
Verantwortlicher: Keddy Girel Andamba Gnegne, Einzelunternehmer, 5 Rue Sarret de Coussergues, Résidence Jules Verne, 34300 Agde, France (siehe Impressum). Datenschutzbeauftragter: nicht benannt (nicht verpflichtend); Anfragen bearbeitet der Verantwortliche direkt unter informations@orkalo.com.
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