1. Due ruoli diversi
- Per il tuo account, il tuo spazio e il tuo abbonamento, l'editore di Orkalo è titolare del trattamento.
- Per i dati che gestisci in Orkalo (ospiti, operatori, proprietari), il titolare del trattamento è la tua impresa (la società di gestione, il gestore o l'host); Orkalo agisce come responsabile del trattamento, secondo l'accordo sul trattamento dei dati.
Sei un ospite, un operatore o un proprietario? Per esercitare i tuoi diritti, rivolgiti prima alla persona o all'impresa che gestisce l'alloggio; noi la aiutiamo a risponderti.
2. I dati trattati
- Account: nome, e-mail, telefono, lingua, password cifrata, identificativo Apple o Google se li usi, date di accesso.
- Spazio e abbonamento: nome dell'impresa, attività, numero di alloggi, piano, fatture (il numero della carta resta presso il fornitore di pagamento).
- Alloggi: indirizzo, posizione sulla mappa, foto, descrizioni, dotazioni, prezzi, calendari, codici di accesso.
- Prenotazioni e ospiti: nome, recapiti, date, numero di persone, importi, note, scambi con la piattaforma d'origine.
- Documenti d'identità e schede ospiti: solo se l'host li richiede nella pagina dell'ospite.
- Messaggi: conversazioni con gli ospiti e la squadra, allegati.
- Interventi: persone assegnate, orari, foto, osservazioni e timbratura (vedi sotto).
- Operatori senza account: nome, recapiti, link personale di accesso.
- Documenti firmati: contratti e preventivi accettati online, con il nome inserito, la data, l'ora, l'indirizzo IP e l'impronta del documento.
- Pagamenti delle prenotazioni: importi e stati ricevuti dal fornitore di pagamento (mai un numero di carta).
- Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di dispositivo, registri di errori e di sicurezza; alla creazione di un account, il paese di registrazione (codice paese dedotto dall'indirizzo IP con un database locale, senza conservare l'indirizzo IP a questo scopo).
- Richieste di demo (modulo del sito): nome, e-mail, telefono, azienda, numero di alloggi, messaggio e lingua.
3. Perché e su quale base
- Fornire il servizio, gestire il tuo account e il tuo abbonamento: esecuzione del contratto.
- Fatturare e tenere la contabilità: obbligo di legge.
- Proteggere il servizio (limite dei tentativi, registri, rilevamento degli abusi): legittimo interesse.
- Informarti di una novità o di un cambiamento del servizio: legittimo interesse; puoi opporti in qualsiasi momento.
- Trattare i dati di ospiti, operatori e proprietari: per conto e su istruzione della tua impresa, che sceglie la propria base giuridica (contratto di locazione, obbligo di legge per le schede alloggiati, legittimo interesse per la timbratura…).
4. Timbratura geolocalizzata degli interventi
Quando un operatore tocca « Comincio » o « Fatto », la sua posizione viene rilevata una sola volta, in quel momento, per confermare la sua presenza nell'alloggio. Non c'è alcun tracciamento continuo né in background.
- Dati: posizione, precisione, distanza dall'alloggio, ora, indirizzo IP.
- Finalità: prova dello svolgimento dell'intervento, per l'impresa che lo ha affidato.
- Base giuridica: legittimo interesse di tale impresa; deve informarne i propri operatori, dipendenti o autonomi.
- Rifiuto: l'operatore può rifiutare la localizzazione sul telefono; l'azione viene allora registrata senza posizione, salvo che l'impresa abbia reso obbligatoria la posizione.
- Conservazione: 12 mesi, poi cancellazione automatica.
Gli operatori senza account vedono questa informazione nel loro link personale, accanto ai pulsanti di timbratura.
5. Per quanto tempo
- Account: finché è aperto. Alla cancellazione viene subito anonimizzato e i suoi accessi chiusi; le prenotazioni restano nello spazio dell'impresa (obblighi contabili) senza collegamento con te.
- Dati di uno spazio dopo la fine dell'abbonamento: esportazione possibile per 30 giorni dopo la fine dell'abbonamento, poi cancellazione entro 90 giorni.
- Documenti d'identità: cancellati 7 giorni dopo la partenza o l'annullamento.
- Schede ospiti (dichiarazioni): 6 mesi dopo la partenza.
- Timbrature: 12 mesi.
- Fatture e documenti firmati: 10 anni per i documenti contabili e le prenotazioni.
- Registri tecnici: 12 mesi.
- Backup: 30 giorni, poi sostituiti.
- Richieste di demo: conservate per il tempo necessario a gestirle, al massimo 90 giorni, poi cancellate automaticamente.
6. Chi riceve i dati
Solo le persone del tuo spazio, secondo i permessi che dai loro, e il nostro supporto (su richiesta o in caso di incidente). Non vendiamo alcun dato. Ci avvaliamo di questi fornitori (responsabili):
- Hosting di server e file: UpCloud Ltd (Finlandia, server nell'Unione europea)
- Invio delle e-mail e nomi di dominio: o2switch (Francia)
- Channex: collegamento tecnico con Airbnb, Booking.com e altre piattaforme
- Beds24: connessione tecnica di riserva alle piattaforme, solo se attivata per il tuo spazio
- Localoge e Stripe: pagamenti online delle prenotazioni e pagamento dell'abbonamento
- Base Adresse Nationale e IGN (Francia): ricerca degli indirizzi e posizione degli alloggi
- Google (Geocoding): posizione degli alloggi fuori dalla Francia o non trovati in altro modo
- Apple e Google: accesso con « Continua con Apple / Google », se lo scegli
Le piattaforme che colleghi (Airbnb, Booking.com…) ricevono i dati necessari ai tuoi annunci e prenotazioni, secondo le loro regole.
7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dall'Unione europea (per esempio nel Regno Unito o negli Stati Uniti). Questi trasferimenti si basano su una decisione di adeguatezza della Commissione europea o su clausole contrattuali tipo. I nostri server sono nell'Unione europea. Gli altri fornitori sono coperti da queste garanzie. Su richiesta, ti indichiamo la garanzia applicata a ciascun fornitore e te ne forniamo una copia.
8. Sicurezza
Connessioni cifrate, password cifrate, token di sessione conservati nel portachiavi del telefono, app protetta da Face ID o impronta, documenti d'identità archiviati a parte con accesso limitato, permessi per ruolo in ogni spazio, backup cifrati. In caso di violazione dei dati avvisiamo le imprese interessate e, se necessario, l'autorità di controllo.
9. I tuoi diritti
Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la portabilità, la limitazione del trattamento, e opporti a un trattamento basato sul legittimo interesse. Una parte si fa direttamente nell'app (Il mio account, eliminazione dell'account, esportazioni). Per il resto scrivi a informations@orkalo.com; rispondiamo entro un mese.
Se ritieni che i tuoi diritti non siano rispettati, puoi rivolgerti alla CNIL (www.cnil.fr) o all'autorità di protezione dei dati del tuo paese.
10. Cookie e memorizzazione sul dispositivo
Orkalo non usa cookie pubblicitari né strumenti di misurazione dell'audience. Il sito conserva nel browser (memoria locale) solo ciò che serve a farlo funzionare: la sessione, la lingua, lo spazio scelto e alcune preferenze di visualizzazione. Le app conservano la sessione nel portachiavi sicuro del telefono. Questi elementi sono indispensabili al servizio e non richiedono consenso; scompaiono quando esci o cancelli i dati del sito.
11. Contatti e modifiche
Titolare del trattamento: Keddy Girel Andamba Gnegne, imprenditore individuale, 5 Rue Sarret de Coussergues, Résidence Jules Verne, 34300 Agde, France (vedi note legali). Responsabile della protezione dei dati: non designato (non obbligatorio); le richieste sono gestite direttamente dal titolare a informations@orkalo.com.
Questa informativa può cambiare; la data della versione è indicata in cima alla pagina e sarai avvisato di ogni modifica importante.