1. Dos papeles distintos
- Para su cuenta, su espacio y su suscripción, el editor de Orkalo es el responsable del tratamiento.
- Para los datos que usted gestiona en Orkalo (huéspedes, colaboradores, propietarios), el responsable del tratamiento es su empresa (la conserjería, el gestor o el anfitrión); Orkalo actúa como encargado del tratamiento, según el acuerdo de tratamiento de datos.
¿Es usted huésped, colaborador o propietario? Para ejercer sus derechos, diríjase primero a la persona o empresa que gestiona el alojamiento; nosotros le ayudamos a responderle.
2. Datos tratados
- Cuentas: nombre, correo electrónico, teléfono, idioma, contraseña cifrada, identificador de Apple o Google si los usa, fechas de conexión.
- Espacio y suscripción: nombre de la empresa, actividad, número de alojamientos, plan, facturas (el número de tarjeta se queda en el proveedor de pagos).
- Alojamientos: dirección, posición en el mapa, fotos, descripciones, equipamiento, precios, calendarios, códigos de acceso.
- Reservas y huéspedes: nombre, datos de contacto, fechas, número de personas, importes, notas, intercambios con la plataforma de origen.
- Documentos de identidad y fichas de huéspedes: solo si el anfitrión los pide en la página del huésped.
- Mensajes: conversaciones con los huéspedes y el equipo, archivos adjuntos.
- Servicios: personas asignadas, horarios, fotos, observaciones y fichaje (ver más abajo).
- Colaboradores sin cuenta: nombre, datos de contacto, enlace personal de acceso.
- Documentos firmados: contratos y presupuestos aceptados en línea, con el nombre introducido, la fecha, la hora, la dirección IP y la huella del documento.
- Pagos de las reservas: importes y estados recibidos del proveedor de pagos (nunca un número de tarjeta).
- Datos técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo, registros de errores y de seguridad; al crear una cuenta, el país de registro (código de país deducido de la dirección IP con una base local, sin conservar la dirección IP para ello).
- Solicitudes de demo (formulario del sitio): nombre, correo, teléfono, empresa, número de alojamientos, mensaje e idioma.
3. Para qué y con qué base
- Prestar el servicio, gestionar su cuenta y su suscripción: ejecución del contrato.
- Facturar y llevar la contabilidad: obligación legal.
- Proteger el servicio (límite de intentos, registros, detección de abusos): interés legítimo.
- Informarle de una novedad o un cambio del servicio: interés legítimo; puede oponerse en cualquier momento.
- Tratar los datos de huéspedes, colaboradores y propietarios: por cuenta y según las instrucciones de su empresa, que elige su propia base legal (contrato de alquiler, obligación legal para los partes de viajeros, interés legítimo para el fichaje…).
4. Fichaje geolocalizado de los servicios
Cuando un colaborador pulsa « Empiezo » o « Terminado », su posición se registra una sola vez, en ese momento, para confirmar su presencia en el alojamiento. No hay ningún seguimiento continuo ni en segundo plano.
- Datos: posición, precisión, distancia al alojamiento, hora, dirección IP.
- Finalidad: prueba de la realización del servicio, para la empresa que lo encargó.
- Base legal: interés legítimo de esa empresa; debe informar a sus colaboradores, asalariados o autónomos.
- Negativa: el colaborador puede rechazar la localización en su teléfono; la acción se registra entonces sin posición, salvo que la empresa haya hecho obligatoria la posición.
- Conservación: 12 meses, después borrado automático.
Los colaboradores sin cuenta ven esta información en su enlace personal, junto a los botones de fichaje.
5. Durante cuánto tiempo
- Cuenta: mientras esté abierta. Al eliminarla, se anonimiza de inmediato y se cierran sus accesos; las reservas permanecen en el espacio de la empresa (obligaciones contables) sin vínculo con usted.
- Datos de un espacio tras el fin de la suscripción: exportación posible durante 30 días tras el fin de la suscripción, y borrado después en un máximo de 90 días.
- Documentos de identidad: borrados 7 días después de la salida o la cancelación.
- Fichas de huéspedes (declaraciones): 6 meses después de la salida.
- Fichajes: 12 meses.
- Facturas y documentos firmados: 10 años para los documentos contables y las reservas.
- Registros técnicos: 12 meses.
- Copias de seguridad: 30 días, luego sustituidas.
- Solicitudes de demo: se conservan el tiempo necesario para tramitarlas, 90 días como máximo, y se eliminan automáticamente.
6. Quién recibe los datos
Solo las personas de su espacio, según los permisos que usted les dé, y nuestro soporte (a petición o en caso de incidente). No vendemos ningún dato. Recurrimos a estos proveedores (encargados):
- Alojamiento de servidores y archivos: UpCloud Ltd (Finlandia, servidores en la Unión Europea)
- Envío de correos y nombres de dominio: o2switch (Francia)
- Channex: conexión técnica con Airbnb, Booking.com y otras plataformas
- Beds24: conexión técnica de respaldo con las plataformas, solo si está activada para su espacio
- Localoge y Stripe: pagos en línea de las reservas y pago de la suscripción
- Base Adresse Nationale e IGN (Francia): búsqueda de direcciones y posición de los alojamientos
- Google (Geocoding): posición de los alojamientos situados fuera de Francia o no encontrados de otro modo
- Apple y Google: inicio de sesión con « Continuar con Apple / Google », si lo elige
Las plataformas que usted conecta (Airbnb, Booking.com…) reciben los datos necesarios para sus anuncios y reservas, según sus propias normas.
7. Transferencias fuera de la Unión Europea
Algunos proveedores pueden tratar datos fuera de la Unión Europea (por ejemplo en el Reino Unido o en Estados Unidos). Estas transferencias se basan en una decisión de adecuación de la Comisión Europea o en cláusulas contractuales tipo. Nuestros servidores están en la Unión Europea. Los demás proveedores se rigen por estas garantías. A petición, le indicamos la garantía que se aplica a cada proveedor y le entregamos una copia.
8. Seguridad
Conexiones cifradas, contraseñas cifradas, tokens de sesión guardados en el llavero del teléfono, app protegida con Face ID o huella, documentos de identidad almacenados aparte con acceso restringido, permisos por rol en cada espacio, copias de seguridad cifradas. En caso de violación de datos, avisamos a las empresas afectadas y, si es necesario, a la autoridad de control.
9. Sus derechos
Puede solicitar el acceso a sus datos, su rectificación, su supresión, su portabilidad, la limitación del tratamiento, y oponerse a un tratamiento basado en el interés legítimo. Una parte se hace directamente en la app (Mi cuenta, eliminación de la cuenta, exportaciones). Para el resto, escriba a informations@orkalo.com; respondemos en el plazo de un mes.
Si considera que no se respetan sus derechos, puede presentar una reclamación ante la CNIL (www.cnil.fr) o la autoridad de protección de datos de su país.
10. Cookies y almacenamiento en el dispositivo
Orkalo no utiliza cookies publicitarias ni herramientas de medición de audiencia. El sitio guarda en su navegador (almacenamiento local) solo lo necesario para funcionar: su sesión, su idioma, el espacio elegido y algunas preferencias de visualización. Las apps guardan su sesión en el llavero seguro del teléfono. Estos elementos son imprescindibles para el servicio y no requieren consentimiento; desaparecen cuando cierra la sesión o borra los datos del sitio.
11. Contacto y cambios
Responsable del tratamiento: Keddy Girel Andamba Gnegne, empresario individual, 5 Rue Sarret de Coussergues, Résidence Jules Verne, 34300 Agde, France (ver aviso legal). Delegado de protección de datos: no designado (no obligatorio); las solicitudes las trata directamente el responsable en informations@orkalo.com.
Esta política puede cambiar; la fecha de versión figura en la parte superior de la página y se le avisará de cualquier cambio importante.