1. Deux rôles différents
- Pour votre compte, votre espace et votre abonnement, l'éditeur d'Orkalo est responsable du traitement.
- Pour les données que vous gérez dans Orkalo (voyageurs, intervenants, propriétaires), c'est votre entreprise (la conciergerie, le gestionnaire ou l'hôte) qui est responsable du traitement ; Orkalo agit comme sous-traitant, selon l'accord de traitement des données.
Vous êtes voyageur, intervenant ou propriétaire ? Pour exercer vos droits, adressez-vous d'abord à la personne ou à l'entreprise qui gère le logement ; nous l'aidons à vous répondre.
2. Les données traitées
- Comptes : nom, e-mail, téléphone, langue, mot de passe chiffré, identifiant Apple ou Google si vous les utilisez, dates de connexion.
- Espace et abonnement : nom de l'entreprise, activité, nombre de logements, formule, factures (le numéro de carte reste chez le prestataire de paiement).
- Logements : adresse, position sur la carte, photos, descriptions, équipements, prix, calendriers, codes d'accès.
- Réservations et voyageurs : nom, coordonnées, dates, nombre de personnes, montants, notes, échanges avec la plateforme d'origine.
- Pièces d'identité et fiches voyageurs : seulement si l'hôte les demande sur la page voyageur.
- Messages : conversations avec les voyageurs et l'équipe, pièces jointes.
- Interventions : personnes affectées, horaires, photos, remarques, et pointage (voir plus bas).
- Intervenants sans compte : nom, coordonnées, lien personnel d'accès.
- Documents signés : contrats et devis acceptés en ligne, avec le nom saisi, la date, l'heure, l'adresse IP et l'empreinte du document.
- Paiements des réservations : montants et statuts reçus du prestataire de paiement (jamais de numéro de carte).
- Données techniques : adresse IP, type d'appareil, journaux d'erreurs et de sécurité ; à la création d'un compte, le pays d'inscription (code pays déduit de l'adresse IP par une base locale, sans conserver l'adresse IP pour cela).
- Demandes de démo (formulaire du site) : prénom, e-mail, téléphone, société, nombre de logements, message et langue.
3. Pourquoi et sur quelle base
- Fournir le service, gérer votre compte et votre abonnement : exécution du contrat.
- Facturer et tenir la comptabilité : obligation légale.
- Sécuriser le service (limitation des tentatives, journaux, détection d'abus) : intérêt légitime.
- Vous informer d'une nouveauté ou d'un changement du service : intérêt légitime ; vous pouvez vous y opposer à tout moment.
- Traiter les données des voyageurs, intervenants et propriétaires : pour le compte et sur instruction de votre entreprise, qui choisit sa propre base légale (contrat de location, obligation légale pour les fiches de police, intérêt légitime pour le pointage…).
4. Pointage géolocalisé des interventions
Quand un intervenant appuie sur « Je commence » ou « C'est terminé », sa position est relevée une seule fois, à ce moment-là, pour confirmer sa présence dans le logement. Il n'y a aucun suivi en continu, ni en arrière-plan.
- Données : position, précision, distance au logement, heure, adresse IP.
- Finalité : preuve de réalisation de l'intervention, pour l'entreprise qui l'a confiée.
- Base légale : intérêt légitime de cette entreprise ; elle doit en informer ses intervenants, salariés ou indépendants.
- Refus : l'intervenant peut refuser la localisation sur son téléphone ; l'action est alors enregistrée sans position, sauf si l'entreprise a rendu la position obligatoire.
- Conservation : 12 mois, puis effacement automatique.
Les intervenants sans compte voient cette information sur leur lien personnel, à côté des boutons de pointage.
5. Combien de temps
- Compte : tant qu'il est ouvert. À la suppression, il est anonymisé aussitôt et ses accès sont fermés ; les réservations restent dans l'espace de l'entreprise (obligations comptables) sans lien vers vous.
- Données d'un espace après la fin de l'abonnement : export possible pendant 30 jours après la fin de l'abonnement, puis suppression dans les 90 jours.
- Pièces d'identité : effacées 7 jours après le départ ou l'annulation.
- Fiches voyageurs (déclarations) : 6 mois après le départ.
- Pointages : 12 mois.
- Factures et documents signés : 10 ans pour les pièces comptables et les réservations.
- Journaux techniques : 12 mois.
- Sauvegardes : 30 jours, puis remplacées.
- Demandes de démo : conservées le temps de traiter la demande, 90 jours au maximum, puis effacées automatiquement.
6. Qui reçoit les données
Seules les personnes de votre espace, selon les droits que vous leur donnez, et notre support (sur demande ou en cas d'incident). Nous ne vendons aucune donnée. Nous faisons appel à ces prestataires (sous-traitants) :
- Hébergement des serveurs et des fichiers : UpCloud Ltd (Finlande, serveurs dans l'Union européenne)
- Envoi des e-mails et noms de domaine : o2switch (France)
- Channex : connexion technique à Airbnb, Booking.com et aux autres plateformes
- Beds24 : connexion technique de secours aux plateformes, uniquement si elle est activée pour votre espace
- Localoge et Stripe : paiements en ligne des réservations et paiement de l'abonnement
- Base Adresse Nationale et IGN (France) : recherche d'adresses et position des logements
- Google (Geocoding) : position des logements situés hors de France ou introuvables autrement
- Apple et Google : connexion avec « Continuer avec Apple / Google », si vous la choisissez
Les plateformes que vous reliez (Airbnb, Booking.com…) reçoivent les données nécessaires à vos annonces et réservations, selon leurs propres règles.
7. Transferts hors de l'Union européenne
Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne (par exemple au Royaume-Uni ou aux États-Unis). Ces transferts sont encadrés par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou par des clauses contractuelles types. Les serveurs sont dans l'Union européenne. Les autres prestataires sont encadrés par ces garanties. Sur demande, nous vous indiquons la garantie qui s'applique à chaque prestataire et vous en remettons une copie.
8. Sécurité
Connexions chiffrées, mots de passe chiffrés, jetons de session gardés dans le trousseau du téléphone, appli protégée par Face ID ou empreinte, pièces d'identité stockées à part avec un accès restreint, droits par rôle dans chaque espace, sauvegardes chiffrées. En cas de violation de données, nous prévenons les entreprises concernées et, si nécessaire, l'autorité de contrôle.
9. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur correction, leur effacement, leur portabilité, la limitation du traitement, et vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime. Une partie se fait directement dans l'appli (Mon compte, suppression du compte, exports). Pour le reste, écrivez à informations@orkalo.com ; nous répondons sous un mois.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).
10. Cookies et stockage sur l'appareil
Orkalo n'utilise ni cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience. Le site garde dans votre navigateur (stockage local) uniquement ce qui sert à le faire fonctionner : votre session, votre langue, l'espace choisi et quelques préférences d'affichage. Les applis gardent votre session dans le trousseau sécurisé du téléphone. Ces éléments sont indispensables au service et ne demandent pas de consentement ; ils disparaissent quand vous vous déconnectez ou videz les données du site.
11. Contact et modifications
Responsable du traitement : Keddy Girel Andamba Gnegne, entrepreneur individuel, 5 Rue Sarret de Coussergues, Résidence Jules Verne, 34300 Agde, France (voir mentions légales). Délégué à la protection des données : non désigné (non obligatoire) ; les demandes sont traitées directement par le responsable à informations@orkalo.com.
Cette politique peut évoluer ; la date de version est indiquée en haut de la page et vous êtes prévenu en cas de changement important.